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Les durées légales
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligation fiscale, article L102 B du LPF). L'obligation commerciale est de 10 ans également (article L123-22 du Code de commerce). En cas de contrôle fiscal, l'administration peut remonter sur les 3 derniers exercices (droit de reprise).
Format de conservation
Les factures peuvent être conservées sous format papier ou électronique. Si vous choisissez le format électronique, vous devez garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des documents pendant toute la durée de conservation. Les factures reçues sous format électronique doivent être conservées dans leur format d'origine.
Sanctions en cas de non-conservation
Le défaut de conservation des factures est passible d'une amende de 10 000 € par exercice concerné. En cas de contrôle fiscal, l'absence de factures peut entraîner un rejet de la comptabilité et une taxation d'office.
Questions fréquentes.
Peut-on numériser ses factures papier et jeter les originaux ?
Oui, depuis 2017 (article A 102 B-2 du LPF), la numérisation fidèle est acceptée comme mode de conservation. La copie numérique doit être identique à l'original et horodatée. Les originaux papier peuvent alors être détruits.
Faut-il conserver les devis ?
Oui, les devis signés doivent être conservés pendant 10 ans en tant que documents commerciaux (article L123-22 du Code de commerce). Ils constituent la preuve de l'accord contractuel avec le client. Pour les travaux soumis à la garantie décennale, il est même recommandé de les conserver au moins 10 ans après la réception des travaux.
Comment archiver ses factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format d'origine pendant 10 ans, avec des garanties d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité (article L102 B du LPF). L'archivage doit permettre une restitution rapide en cas de contrôle fiscal. Qonforme garde dans votre compte les factures que vous y émettez : vous pouvez les consulter et les télécharger à tout moment, y compris après la fin d'une formule.
Le cloud est-il un mode de conservation valide ?
Oui, le stockage cloud est un mode de conservation valide à condition que le prestataire garantisse l'intégrité, la sécurité et la disponibilité des documents pendant toute la durée légale de 10 ans. Le serveur doit être situé dans l'Union européenne ou dans un pays ayant signé une convention d'assistance administrative avec la France (article 96 F de l'annexe III du CGI).
Que faire en cas de perte de factures ?
En cas de perte de factures, vous pouvez demander des duplicatas à vos fournisseurs ou clients. Informez votre expert-comptable et documentez la perte par écrit. En cas de contrôle fiscal, l'absence de factures peut entraîner un rejet de la comptabilité et une taxation d'office (article L192 du LPF), avec une amende de 10 000 € par exercice.
